Der Lenkungsausschuss eines Projekts spielt eine entscheidende Rolle bei der strategischen Ausrichtung, Entscheidungsfindung und Überwachung des Projektfortschritts. Eine effektive Vor- und Nachbereitung dieser Meetings ist daher von entscheidender Bedeutung. Doch wie gestaltet man diese Prozesse optimal? Hier sind einige Tipps und Empfehlungen:
Vorbereitung des Lenkungsausschusses
- Agenda festlegen: Definieren Sie klare Tagesordnungspunkte und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Themen abgedeckt sind. Dies gibt den Teilnehmern einen Überblick über die zu besprechenden Punkte. Planen Sie nicht zu viele Themen ein, um hinreichend Luft für Diskussionen zu lassen. Um den Nutzen des Termins zu optimieren, sollten vorwiegend aktuelle Probleme, Entscheidungsbedarfe und Risiken besprochen werden, in dieser Reihenfolge.
- Unterlagen zusammenstellen: Bereiten Sie alle notwendigen Unterlagen vor, wie z.B. Projektstatusberichte, Budgetübersichten und Risikoanalysen. Diese sollten rechtzeitig an alle Teilnehmer verteilt werden - in der Regel spätestens am Nachmittag des Vortags, damit sie sich im Voraus darauf vorbereiten können. Weisen Sie beim Versand der Unterlagen gegebenenfalls auf kritische Punkte hin.
- Technische Vorbereitung: Unabhängig davon, ob das Meeting virtuell, in Person oder hybrid stattfindet, testen Sie die Technik im Voraus und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die notwendigen Zugangsdaten haben. Insbesondere bei hybriden Terminen ist die Technik oft die Schwachstelle. Gegebenenfalls sorgen Sie für separate Einladungen mit dem entsprechenden Zugangslink.
- Ziele klären: Definieren Sie klare Ziele für das Meeting. Was möchten Sie erreichen? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
Nachbereitung des Lenkungsausschusses
- Protokoll erstellen: Dokumentieren Sie die besprochenen Punkte, getroffenen Entscheidungen und vereinbarten nächsten Schritte in Form eines Ergebnisprotokolls. Für jeden Eintrag in diesem Protokoll sollte klar sein, ob es sich hierbei um eine Information, eine Entscheidung oder eine Aufgabe handelt. Dieses Protokoll sollte an alle Teilnehmer verteilt werden.
- Aufgaben zuweisen: Stellen Sie sicher, dass alle vereinbarten Aufgaben und Maßnahmen klar zugewiesen sind und dass die Verantwortlichen wissen, was von ihnen bis wann erwartet wird. Bei wesentlichen Entscheidungen oder Aufgaben sollten Sie im Zweifel vor dem Versand des Protokolls noch einmal mit den Beteiligten klären, ob der Sachverhalt richtig aufgenommen wurde.
- Follow-up-Termine festlegen: Planen Sie gegebenenfalls weitere Meetings oder Follow-up-Termine, um den Fortschritt zu überwachen oder aus dem Termin mitgenommene offene Punkte zu klären. Hierdurch behalten Sie den Überblick darüber, ob die im Lenkungsausschuss besprochenen Maßnahmen gestartet werden.
- Feedback einholen: Bitten Sie die Teilnehmer in regelmäßigen Abständen um Feedback zum konkreten Meeting sowie zur Governance im Allgemeinen. Aufgezeigte Schwächen können dann wiederum durchaus in einem der folgenden Lenkungsausschüsse diskutiert werden. Dies kann helfen, zukünftige Lenkungsausschüsse noch effektiver zu gestalten.
Abschließend lässt sich sagen, dass eine gründliche Vor- und Nachbereitung von Lenkungsausschüssen entscheidend für den Erfolg eines Projekts ist. Mit einer klaren Struktur, guter Kommunikation und den richtigen Tools können Sie sicherstellen, dass Ihr Lenkungsausschuss effektiv und produktiv ist.